Đối soát và xử lý lỗi
✧ Mở bằng AI
Màn hình Đối soát
Mỗi kết nối hóa đơn có tab Đối soát để so sánh ba nguồn dữ liệu:
- Giao dịch ngân hàng: mã giao dịch, tài khoản nhận và số tiền thực nhận.
- Đơn hàng Pay2S: mã đơn, cửa hàng và số tiền đã thanh toán.
- Hóa đơn điện tử: số hóa đơn, nhà cung cấp, trạng thái và tổng thanh toán.
Các trạng thái gồm Đã khớp, Chưa kiểm tra, Không tìm thấy giao dịch, Sai tài khoản nhận, Lệch số tiền, Đơn hàng không hợp lệ và Trùng hóa đơn. Có thể lọc theo từ khóa, trạng thái và khoảng ngày.
Nút Kiểm tra lại chỉ đọc và đối chiếu dữ liệu hiện có, sau đó ghi thêm một lần kiểm tra vào lịch sử. Thao tác này không tạo nháp, không phát hành và không gọi API phát hành của nhà cung cấp. Nút Lịch sử hiển thị tối đa 100 lần kiểm tra gần nhất của đơn.
Nút Kiểm tra tất cả đối chiếu toàn bộ danh sách theo bộ lọc hiện tại, tối đa 500 đơn mỗi lượt. Nếu còn nhiều hơn, hệ thống sẽ báo số đơn còn lại để người dùng tiếp tục lượt kế tiếp.
Nút Xử lý đưa người dùng đến đúng nghiệp vụ: lập hóa đơn khi thanh toán đã khớp, mở bản nháp để kiểm tra hoặc xóa và lập lại, mở giao dịch khi dữ liệu ngân hàng sai lệch, hoặc mở danh sách khi phát hiện trùng hóa đơn. Hóa đơn đã phát hành chỉ được xem; không có thao tác sửa trực tiếp. Khi cần thay đổi phải thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định và khả năng của nhà cung cấp.
Khi bật Kiểm tra thanh toán trước khi phát hành, cron tự động kiểm tra tối đa 100 đơn chưa kiểm tra hoặc đang có sai lệch trong mỗi lượt chạy. Một kết quả lỗi chỉ được kiểm tra lại sau tối thiểu 15 phút để tránh tạo lịch sử trùng lặp. Việc tự đối soát không tự phát hành lại hóa đơn và không gọi API nhà cung cấp.
Hóa đơn Pay2S và hóa đơn nhà cung cấp
- Hóa đơn Pay2S: chỉ gồm hóa đơn được tạo thủ công, từ đơn hàng hoặc tự động hóa qua Pay2S trong kết nối hiện tại.
- Hóa đơn nhà cung cấp: tra cứu trực tiếp dữ liệu tại nhà cung cấp theo mẫu, ngày, số hóa đơn, khách hàng, loại và trạng thái.
Xuất Excel hoặc CSV
Tại Hóa đơn Pay2S, có thể xuất dữ liệu cho kế toán gồm:
- Mã đơn hàng và mã hóa đơn.
- Mã tra cứu.
- Người mua và tổng tiền.
- Trạng thái hóa đơn và gửi email.
- Cửa hàng và nhà cung cấp.
Kiểm tra sức khỏe
Mục Kiểm tra sức khỏe cho biết:
- Cấu hình dữ liệu đã đầy đủ chưa.
- Kết nối nhà cung cấp và SMTP có hoạt động không.
- Cron tự động hóa và đồng bộ trạng thái chạy lần cuối khi nào.
- Có bao nhiêu đơn tồn trong hàng chờ.
- Có bao nhiêu hóa đơn lỗi hoặc cần đối soát.
Sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Kết nối chưa sẵn sàng | Sai môi trường hoặc thông tin đăng nhập | Sửa kết nối rồi bấm Kiểm tra |
| Không thấy mẫu | Chưa đồng bộ hoặc mẫu không hoạt động | Đồng bộ mẫu và kiểm tra tài khoản nhà cung cấp |
| Không gắn cửa hàng nhưng không lập được | Chưa chọn mẫu mặc định | Chọn một mẫu đang hoạt động làm mặc định |
| Đơn nằm mãi trong hàng chờ | Cron chưa chạy hoặc đơn thiếu điều kiện | Xem Kiểm tra sức khỏe, Tự động hóa và Nhật ký |
| Thanh toán chưa được đối chiếu | Không tìm thấy mã giao dịch, sai tài khoản nhận hoặc lệch số tiền | Kiểm tra giao dịch ngân hàng gắn với đơn; Pay2S sẽ không gọi nhà cung cấp cho tới khi dữ liệu khớp |
| Tổng hàng hóa không khớp | Thiếu dòng hàng, sai giá hoặc thuế | Kiểm tra đơn và quy tắc hàng hóa |
| Hiện “Bán cho người tiêu dùng” | Thiếu bộ thông tin người mua hợp lệ | Bổ sung họ tên + địa chỉ, hoặc tên đơn vị + MST + địa chỉ |
MST có trạng thái khác 00 |
Người nộp thuế không ở trạng thái đang hoạt động | Dừng phát hành và kiểm tra lại tại cổng tra cứu của Tổng cục Thuế |
| Đơn có MST nhưng tự động hóa không chạy | Tự động kiểm tra MST đang bật và trạng thái không phải 00 |
Xem Hàng chờ, Nhật ký và kiểm tra lại thông tin người mua |
| Không có nút Phát hành | Không phải bản nháp hoặc thiếu quyền | Kiểm tra trạng thái và vai trò |
| Không mở được PDF | Trình duyệt chặn popup hoặc chưa có PDF | Cho phép popup, đồng bộ rồi thử lại |
| Không gửi được email | Email tắt, SMTP lỗi hoặc thiếu email người mua | Kiểm tra cấu hình và gửi thử |
| Trạng thái cần đối soát | Chưa xác định nhà cung cấp đã nhận yêu cầu | Không tạo lại; xem Nhật ký và đồng bộ trạng thái |
Khi cần hỗ trợ
Cung cấp cho Pay2S:
- Mã lỗi dạng
EIC-.... - Mã tra cứu hoặc mã hóa đơn Pay2S.
- Thời điểm xảy ra lỗi và môi trường Sandbox/Production.
Không gửi mật khẩu, Access Key, Secret Key hoặc file chứa thông tin đăng nhập.